Política de privacidad
Borrador: revisar con un abogado
Este texto es una versión preliminar y no constituye asesoría legal. Debe revisarse antes de su publicación definitiva.
1. Quiénes somos
Timbrum es una empresa ecuatoriana de software. Esta política explica cómo tratamos los datos personales en este sitio web, en Agenda y cuando nos escribe por un proyecto, conforme a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales (LOPDP) y su reglamento.
[TODO: razón social del titular; confirmar con el abogado qué identificación exige la ley.]
2. Este sitio web
- No usamos cookies, herramientas de analítica ni publicidad.
- Las tipografías se sirven desde nuestro propio dominio. Su navegador solo se conecta a un tercero si usa la demostración de Agenda: Cloudflare Turnstile comprueba que no es un bot.
- El formulario de proyectos de la página de contacto no envía nada a un servidor: arma un mensaje que usted decide mandar por WhatsApp o correo.
- La demostración de Agenda envía lo que usted escribe a una clínica de prueba en el servidor de Agenda, para que el asistente le responda. No escriba datos reales. [TODO: plazo de borrado de las conversaciones de prueba.]
- El sitio se sirve a través de Cloudflare, que procesa datos técnicos de la conexión (como la IP) por seguridad.
- Si nos escribe por WhatsApp o correo, usamos sus datos de contacto y lo que nos cuente solo para responderle y, si lo pide, coordinar una demostración.
3. Agenda
Agenda es un servicio de agenda y recordatorios para consultorios, clínicas, veterinarias y laboratorios en Ecuador.
Responsable y encargado del tratamiento
- Datos de pacientes, dueños de mascotas y citas: el consultorio que usa Agenda es el responsable del tratamiento. Decide qué datos registra y con qué fin. Timbrum actúa como encargado: trata esos datos solo por cuenta del consultorio y según sus instrucciones, para prestar el servicio.
- Datos de los usuarios de Agenda (dueños, recepción y profesionales que crean una cuenta) y de facturación: Timbrum es el responsable.
El consultorio debe informar a sus pacientes sobre este tratamiento y contar con una base legal para él, por ejemplo la relación de atención o el consentimiento.
Qué datos tratamos
- Del consultorio y su equipo: nombres, correo, teléfono, rol y datos de facturación (RUC o cédula, dirección).
- De pacientes y clientes: nombre, teléfono, correo, datos de la mascota cuando aplica, y las citas (fecha, hora, servicio, estado).
- Mensajes de WhatsApp y correo intercambiados con pacientes a través de Agenda, incluidas las notas de voz, que se transcriben a texto en nuestros propios servidores.
- Datos técnicos: registros de acceso y de uso, necesarios para la seguridad.
Algunos de estos datos pueden revelar información de salud, que la LOPDP considera datos sensibles. Recomendamos no registrar diagnósticos ni historias clínicas en las notas de las citas.
Para qué los usamos
- Gestionar la agenda y enviar recordatorios, confirmaciones y respuestas automáticas.
- Permitir la comunicación entre el consultorio y sus pacientes.
- Enviar promociones solo a los pacientes que aceptaron recibirlas (planes pagados).
- Administrar las cuentas, cobrar los planes y emitir facturas electrónicas ante el SRI.
- Proteger el servicio, prevenir abusos y cumplir obligaciones legales.
No vendemos datos personales ni los usamos con fines publicitarios propios. El asistente automático no da diagnósticos ni consejos médicos.
Cuánto tiempo los conservamos
Conservamos los datos mientras el consultorio mantenga su cuenta activa. Si la cuenta se cierra, eliminamos o anonimizamos los datos de pacientes en un plazo de [TODO: plazo, p. ej. 90 días], salvo que la ley exija conservarlos por más tiempo (por ejemplo, la información tributaria).
Seguridad
- Cada consultorio solo puede ver sus propios datos; la separación se aplica en la base de datos.
- Conexiones cifradas (HTTPS) y accesos con contraseña y roles.
- El personal de Timbrum no ve el contenido de los mensajes en sus herramientas de administración.
- Registro de auditoría de las acciones administrativas.
Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte datos personales, la notificaremos al consultorio y a la autoridad competente según la ley.
Proveedores y transferencia internacional
Para prestar el servicio usamos proveedores de infraestructura (alojamiento, base de datos, correo) y un proveedor de inteligencia artificial que procesa el texto de las conversaciones para que el asistente responda. Algunos pueden tener servidores fuera del Ecuador; en esos casos exigimos garantías adecuadas de protección conforme a la LOPDP. Los mensajes de WhatsApp se transmiten además a través de los servidores de WhatsApp (Meta). [TODO: listar proveedores y países.]
4. Consultas de proyectos
Cuando nos escribe por WhatsApp o correo para consultar un proyecto de software a medida o de sistemas legados, usamos su nombre, sus datos de contacto y lo que nos cuente solo para responderle y preparar una propuesta. No los compartimos ni los usamos para publicidad. Si no seguimos adelante, puede pedirnos que los borremos.
Si trabajamos en un sistema de su empresa, los datos que contiene son de su empresa: los tratamos como encargados, solo para el trabajo acordado y según el contrato.
5. Sus derechos y contacto
Los titulares de los datos pueden ejercer sus derechos de acceso, rectificación y actualización, eliminación y oposición, así como los de portabilidad, suspensión del tratamiento y a no ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados.
Si usted es paciente de un consultorio que usa Agenda, dirija su solicitud primero a ese consultorio, que es el responsable; nosotros le ayudaremos a atenderla. Para cualquier otro caso, escríbanos a hola@timbrum.com. Respondemos en los plazos que establece la LOPDP. [TODO: correo específico de privacidad y delegado de protección de datos, si corresponde.]
También puede presentar un reclamo ante la Superintendencia de Protección de Datos Personales.
Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página y avisaremos por correo a los clientes cuando el cambio sea importante.